Sertifikasi ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu

Sertifikasi ISO 9001:2015 – Salah satu layanan yang kami berikan adalah jasa Konsultan ISO 9001. Jasa Konsultan ISO 9001 adalah layanan konsultasi bagi perusahaan Bapak/ Ibu dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001. Hingga artikel ini ditulis, standar ISO 9001 yang digunakan adalah versi 2015 yaitu ISO 9001:2015.

ISO 9001 adalah standar internasional untuk sistem manajemen mutu (Quality Management System, QMS). Standar ini dikembangkan dan diterbitkan oleh International Organization for Standardization (ISO). ISO 9001 menetapkan kriteria untuk sistem manajemen mutu yang berfokus pada prinsip-prinsip manajemen mutu, termasuk fokus pada pelanggan, keterlibatan manajemen tingkat atas, pendekatan proses, dan perbaikan berkelanjutan.

ISO 9001 sendiri mulai diperkenalkan pada tahun 1987. Standar tersebut telah digunakan lebih dari 500.000 perusahaan di seluruh dunia, sedangkan di Indonesia lebih dari 2.000 perusahaan telah memperoleh sertifikat ISO 9001.

Scope dan Target Jasa Konsultan ISO 9001

Multiple Training and Consulting akan membantu perusahaan Bapak/ Ibu dalam memahami, menyusun, dan menerapkan ISO 9001 hingga proses audit sertifikasi. Kegiatan konsultan ISO 9001 ini akan menghasilkan:

• Satu set dokumentasi sistem manajemen mutu ISO 9001 yang lengkap bagi perusahaan Bapak/ Ibu.
• Dokumentasi dan sistem manajemen mutu ISO 9001 yang telah disusun tersebut diimplementasikan di perusahaan Bapak/ Ibu.
• Penerepan sistem manajemen mutu ISO 9001 akan dievaluasi melalui audit internal.
• Sistem manajemen mutu ISO 9001 yang diterapkan siap untuk disertifikasi oleh Badan Sertifikasi yang akan ditunjuk bersama.

Tahapan Konsultasi Jasa Konsultan ISO 9001

Dalam memberikan layanan jasa konsultan ISO 9001 akan membutuhkan waktu sekitar 1 (satu) sampai 3 (tiga) bulan hingga sistem manajemen mutu dapat diterapkan di perusahaan Bapak/ Ibu dan siap untuk proses audit sertifikasi oleh Badan Sertifikasi. Adapun dalam beberapa bulan tersebut akan melalui beberapa tahapan konsultasi, yaitu:

1. Gap Analysis

• Konsultan ISO 9001 akan melakukan Gap Analysis terhadap sistem manajemen yang berlaku atau yang sudah berjalan di perusahaan Bapak/ Ibu dibandingkan dengan persyaratan pada standar sistem manajemen mutu ISO 9001.
• Melalui Gap Analysis konsultan ISO 9001 dapat mengidentifikasi proses bisnis perusahaan yang relevan dengan implementasi ISO 9001 serta memberi rekomendasi berupa Action Plan dalam pengembangan sistim manajemen mutu ISO 9001 dengan metoda yang efektif dan efisien.
• Konsultan ISO 9001 akan menyampaikan laporan hasil Gap Analysis, dan diharapkan Klien dapat membahas laporan bersama konsultan dan memahami apa yang perlu dilakukan untuk memenuhi persayaratan ISO 9001.

2. Pelatihan Awareness Persyaratan Standar ISO 9001

• Konsultan ISO 9001 akan memberikan pelatihan tentang Pemahaman dan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu dan Standar ISO 9001:2015.
• Pelatihan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman tentang persyaratan dari standar ISO 9001:2015, bagaimana perusahaan memenuhi persyaratan ISO 9001:2015 serta memberikan panduan secara umum dalam penulisan Quality Manual, Prosedur, Job Description, Risk Managemet, dan sebagainya yang dapat digunakan sebagai acuan dalam penulisan dokumen sistem manajemen mutu secara efektif.

3. Penyusunan Dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

• Konsultan ISO 9001 akan membimbing pembuatan dokumen sistem manajemen mutu yang diperlukan hingga memenuhi persyaratan ISO 9001:2015. Konsultan ISO 9001 akan membuatkan dokumen-dokumen sistem mutu seperti Quality Manual, Prosedur, Risk Management, Instruksi Kerja dan formulir-formulir atau dokumen lain yang diperlukan untuk implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001.
• Konsultan ISO 9001 akan memastikan bahwa dokumen sistem manajemen ISO 9001 yang dihasilkan akan memenuhi dan sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015.

4. Monitoring Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

• Konsultan ISO 9001 melakukan kunjungan ke seluruh departemen untuk memonitor distribusi dokumen dan kemajuan (progress) implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001.
• Apabila ditemukan hal-hal atau hambatan yang membuat implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001 kurang efektif, maka konsultan ISO 9001 akan mengidentifikasi dan memberi rekomendasi perbaikan yang perlu dilakukan oleh manajemen dan tim kerja ISO 9001.

5. Pelatihan Audit Internal

• Konsultan ISO 9001 akan memberikan pelatihan Audit Internal kepada tim beserta beberapa staff terkait dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001.
• Tujuan utama dari pelatihan ini adalah untuk membuat staff yang terpilih sebagai Internal auditor dapat melakukan penilaian atas implementasi sistem manajemen mutu dengan melakukan audit internal secara efektif dan melaporkan hasilnya kepada manajemen sebagai bagian dari Closed-loop System.
• Audit Internal merupakan salah satu persyaratan yang sangat penting dalam standar ISO 9001:2015, perusahaan perlu membuktikan bahwa persyaratan ini telah dipenuhi sebelum proses sertifikasi dilaksanakan. Internal audit juga merupakan bagian dari mekanisme Continual Improvement didalam sistem manajemen mutu

6. Pelaksanaan Audit Internal

• Konsultan ISO 9001 akan membantu seluruh proses audit internal ini mulai dari perencanaan program audit, memonitor kegiatan audit dan tindakan perbaikan untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 perusahaan telah siap untuk diaudit oleh Badan Sertifikasi.
• Proses audit internal ini akan dimonitor dan dievaluasi oleh konsultan, hasil audit ini akan didiskusikan oleh konsultan dan Tim auditor, kemudian dilaporkan kepada Manajemen.

7. Rapat Tinjauan Manajemen

• Konsultan ISO 9001 akan memonitor kegiatan rapat tinjauan manajemen dan memberikan saran-saran atau rekomendasi dalam rapat bila diperlukan untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 perusahaan telah siap untuk diaudit oleh Badan Sertifikasi.
• Dalam rapat tinjauan manajemen akan membahas beberapa hal, seperti: hasil audit, keluhan pelanggan, process performance & product conformity, status tindakan perbaikan dan pencegahan, rekomendasi perbaikan, dll. Hal-hal yang dibahas dalam rapat ini dan statusnya harus didokumentasikan.

8. Audit Pra-Sertifikasi

• Sebagai fase akhir untuk memastikan kesiapan sistem manajemen mutu, Konsultan ISO 9001 akan melakukan audit pra-sertifikasi untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap standard ISO 9001:2015. Tujuan dari audit ini adalah untuk menyiapkan perusahaan dalam rangka sertifikasi oleh Badan Sertifikasi.
• Hanya setelah temuan ketidaksesuaian yang diperoleh dari audit pra- sertifikasi ini selesai diperbaiki, perusahaan dapat melanjutkan ke proses sertifikasi. Dalam banyak kasus, jika Klien telah melalui proses audit pra-sertifikasi, hampir dipastikan tidak akan terjadi hambatan yang membuat perusahaan gagal dalam memperoleh sertifikat ISO 9001:2015.

9. Audit Sertifikasi oleh Badan Sertifikasi

• Pada saat Badan Sertifikasi melaksanakan audit sertifikasi, konsultan akan mendampingi Klien dan mengikuti proses audit untuk memberi bantuan kepada Klien apabila diperlukan.

10. Perbaikan Temuan Setelah Audit Sertifikasi

• Setelah audit sertifikasi, umumnya badan sertifikasi akan memberikan beberapa temuan terhadap perusahaan, baik yang bersifat saran atau ketidaksesuaian. Apabila terdapat temuan ketidaksesuaian, Konsultan ISO 9001 akan membantu perusahaan dalam menetapkan tindakan perbaikan atas hasil audit sertifikasi hingga perusahaan memperoleh Sertifikat ISO 9001:2015.

Timeline dan Durasi Jasa Konsultan ISO 9001

Proses konsultasi ISO 9001 akan dilaksanakan sekitar 1 (satu) sampai 3 (tiga) bulan dengan jadwal perencanaan sebagai berikut (jadwal dapat disesuaikan dengan harapan/ target perusahaan):

Manfaat Sertifikasi ISO 9001:

• Peningkatan Efisiensi Operasional: Mengidentifikasi dan mengeliminasi proses yang tidak efisien.
• Kepuasan Pelanggan yang Lebih Baik: Meningkatkan kualitas produk dan layanan.
• Peluang Bisnis Baru: Sertifikasi dapat membuka pintu ke pasar baru dan peluang bisnis.
• Kepatuhan terhadap Regulasi: Membantu organisasi memenuhi persyaratan hukum dan regulasi.
• Peningkatan Kredibilitas dan Reputasi: Menunjukkan komitmen terhadap kualitas kepada pelanggan dan mitra bisnis