Apa itu Quality Improvement Cycle?

Quality improvement cycle atau siklus peningkatan mutu adalah sebuah urutan rencana yang sistematis, mendokumentasi kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan proses.

Perbaikan dapat dilakukan dengan dua cara:

• Dengan mengingkatkan proses itu sendiri dan/atau
• Dengan meningkatkan hasil dari proses.

Empat Langkah dari Siklus Peningkatan Mutu

Siklus peningkatan mutu biasanya dapat didefinisikan ke dalam empat langkah: Plan, Do, Check and Act (biasa disebut siklus PDCA).

1. Plan – perubahan

Hal ini mencakup:

• Seleksi perubahan atau identifikasi yang dibutuhkan untuk menerapkan perubahan.
• Refleksi dan interpretasi informasi yang relevan mengenai proses yang ada – ini harus diambil dari berbagai sumber yang luas sebagai kemungkinan dan mencakup informasi dari klien dan stakeholder.
• Definisi dari proses saat ini dan peluang untuk perbaikan.
• Perencanaan bagaimana Anda akan memantau kemajuan dan efektivitas perubahan.
• Dokumentasi tujuan dan sasaran Anda – seperti apa perbaikan/perubahan yang Anda harapkan untuk diterapkan pada organisasi Anda.

Mengajukan pertanyaan seperti:

• Apakah data yang mengindikasi perubahan diwajibkan?
• Apa perubahan yang harus dibuat?
• Bagaimana Anda tahu perubahan yang direncanakan sesuai? Apa ada alternatif lain?
• Bagaimana urutan langkah yang diperlukan untuk menerapkan perubahan ini?
• Siapa yang akan bertanggung jawab di setiap langkah perubahan?
• Siapa yang perlu dikonsultasikan?
• Siapa yang akan mempengaruhi perubahan?
• Berapa lama perubahan yang akan diambil? Berapa lama setiap langkah yang akan diambil?
• Bagaimana Anda akan tahu bahwa Anda telah menyelesaikan setiap langkahnya?
• Bagaimana Anda akan memantau efektivitas perubahan dan manfaat dari perubahan itu?
• Bagaimana Anda akan memantau dan melacak kemajuan perubahan?
• Bagaimana Anda akan mengumpulkan, meninjau dan bertindak atas informasi?
• Apa yang akan Anda lakukan tentang masalah-masalah yang tak terduga?

2. Do – menerapkan perubahan

• Melaksanakan perubahan atau praktek baru.
• Dokumen kegiatan pelaksanaan.

3. Check – memantau dan meninjau perubahan

Hal ini mencakup:

• Memantau kemajuan dan efektivitas perubahan supaya sesuai dengan rencana Anda.
• Pencatatan pengamatan dan hasil (direncanakan atau tidak terencana) dan membandingkannya dengan data asli atau tujuan proyek, terukur dan obyektif.
• Mempelajari hasil – apa yang Anda capai? Apa yang Anda pelajari?

Check dapat dilakukan terus-menerus selama dalam siklus perbaikan atau peningkatan mutu.

4. Act – merevisi dan merencanakan bagaimana cara menggunakan pembelajaran

Mengajukan pertanyaan seperti:

• Apa yang akan Anda lakukan dengan pembelajaran – mengadopsi, meninggalkan, atau menjalankan perbaikan atau peningkatan dengan siklus PDCA lainnya untuk menguji lagi?
• Apa inormasi yang Anda kumpulkan memberi tahu Anda tentang efektivitas perubahan?
• Apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan proses lebih lanjut?
• Bagaimana menyempurnakan perubahan?
• Apa pelajaran yang telah Anda pelajari bahwa hal ini juga bisa diterapkan di tempat lain? Bagaimana cara mengkomunikasikan pelajaran-pelajaran itu?